Внедрение Битрикс24 в Волгограде

Портал разворачивается за один день, а привычка работать в нём складывается месяцами. Именно поэтому проекты чаще всего проваливаются не на настройке, а на третьей неделе эксплуатации: менеджер один раз не нашёл нужную кнопку, второй раз спешил, а на третий написал клиенту напрямую в WhatsApp – и всё вернулось к переписке и файлу с контактами на рабочем столе.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, Волгоград – один из них. За это время у нас сложилось убеждение: техническая часть внедрения Битрикс24 занимает меньше половины усилий, остальное – это работа с людьми, которым завтра в этой системе продавать. Ниже – как именно мы это делаем.

Почему через месяц отдел продаж возвращается в переписку

Причин обычно четыре, и все они одинаково скучные. Первая: воронку собрали по учебнику, а не по тому, как компания реально продаёт, и менеджеру приходится подгонять живую сделку под чужие этапы. Вторая: в карточку добавили два десятка полей «на всякий случай», и заполнение одной заявки стало занимать больше времени, чем звонок. Третья: руководитель сам спрашивает итоги в чате, а не смотрит отчёт – значит, система для отчётности не нужна. Четвёртая: нового сотрудника никто не учил, он перенял привычки соседа по столу.

Ни одну из этих причин не лечит покупка более дорогого тарифа. Лечит короткая настройка под реальный процесс плюс внятные правила, кто, что и когда в системе фиксирует.

Разбираем процесс до настройки: два разговора вместо одного

Первые один-два дня проекта уходят не на портал, а на разбор процессов. Мы говорим с руководителем и отдельно с менеджерами – и почти всегда получаем две разные картины. Руководитель уверен, что коммерческое предложение уходит в день обращения, менеджеры показывают переписку, где согласование цены со снабжением тянется три дня. В этом зазоре и теряются сделки.

Что мы выясняем на этом этапе:

• откуда приходят обращения и кто отвечает первым;
• по какому признаку сделка переходит на следующий этап, а не «когда менеджер решит»;
• кто согласовывает цену, отсрочку и нестандартную отгрузку;
• что происходит с клиентом после оплаты и кто отвечает за повторную продажу;
• какие данные нужны бухгалтерии, чтобы документы не переписывали дважды.

Из этой карты вырастает воронка, техническое задание и смета, которую мы фиксируем до старта работ, – одинаково и для торговой компании Волгограда, и для подрядчика с объектами по Волгоградской области. Общая логика раздела и другие задачи, которые решает автоматизация бизнеса, описаны на странице раздела.

Обучение менеджеров: два часа за экраном, а не лекция

Обучение отдела продаж мы проводим на его собственных сделках, а не на демо-данных. Менеджер сам заводит заявку, ставит задачу, отправляет счёт из шаблона, переводит сделку на следующий этап и получает от системы напоминание. Пока человек не сделал полный круг руками, он не поверит, что так быстрее.

Для Волгограда у этого этапа есть местная особенность: город вытянут вдоль Волги почти на девяносто километров, и офис, склад и производство у одной компании нередко разнесены по разным районам. Собрать всех в одной переговорной сложно, а разъездные менеджеры вообще половину недели проводят у клиентов по Волгограду и ближним районам Волгоградской области. Поэтому часть занятия идёт удалённо, а отдельный блок посвящаем мобильному приложению: как поставить задачу и записать итог встречи с телефона, не дожидаясь возвращения в офис.

Отдельная сессия для руководителя: что он смотрит каждое утро

Руководителя мы учим отдельно и другому. Ему не нужно уметь заводить сделку, ему нужно уметь читать цифры и вовремя вмешиваться. Разбираем четыре инструмента: воронку с конверсией по этапам, нагрузку и результат каждого менеджера, разбор причин отказов и план-факт по выручке.

Отдельно настраиваем ежедневную сводку в Телеграм, чтобы не заходить в портал ради двух чисел. Если руководитель принимает решения по отчётам, отдел продаж начинает вести данные аккуратно – и наоборот, никакие регламенты не заставят команду заполнять то, на что начальник не смотрит.

Видеозаписи и регламент на одну страницу

Обе сессии мы записываем и складываем в базу знаний портала. Через полгода это оказывается самой востребованной частью проекта: человек, пришедший в компанию в ноябре, смотрит то же самое обучение, что команда прошла весной, и не отвлекает коллег вопросами про кнопки.

Вторая опора – регламент на одну страницу. Не сорокастраничная инструкция, которую никто не откроет, а короткий свод правил: заявка заводится в день обращения, у каждой сделки есть следующий шаг с датой, итог разговора пишется в карточку, а не в личный чат, договорённость об отсрочке фиксируется полем, а не памятью. Новый сотрудник читает эту страницу в первый день и уже к обеду работает по правилам.

Как проверить, что сделки ведутся в системе, а не в тетради

Контроль строится не на слежке за экранами, а на нескольких сигналах, которые система показывает сама:

• сделки без следующего шага – значит, клиент повис;
• расхождение между числом звонков в телефонии и числом обращений в CRM – часть заявок мимо системы;
• лид с сайта, по которому нет ответа больше часа;
• карточки, где сумма и условия появились уже после отгрузки – признак работы «по памяти»;
• клиенты, которых менеджер ведёт с личного номера, а не через подключённый канал.

Все обращения мы заводим внутрь: телефонию с записью разговоров, почту менеджеров, WhatsApp, Telegram, сообщения из ВКонтакте, формы и виджеты с сайта. Если сайт делали мы, заявки попадают в воронку напрямую – подробнее об этом на странице создание сайтов. Смысл простой: пока писать клиенту удобнее мимо CRM, часть истории будет уходить туда.

Первые тридцать дней: доработки без счёта

Сдача проекта происходит не в момент настройки, а в момент, когда система пережила первый месяц живых сделок. В эти тридцать дней мы дорабатываем портал бесплатно: правим этапы, которые на практике оказались лишними, убираем поля, которые никто не заполняет, добавляем робота, о котором никто не думал на старте.

Так всплывают вещи, которых не видно на бумаге. Например, у поставщика оборудования выясняется, что половина сделок уходит в паузу до конца сезона – и вместо потери такой сделки в системе появляется отдельный сценарий с напоминанием за месяц до нужной даты.

Контрольная встреча через месяц и что на ней показывают

Через месяц после запуска мы снова приезжаем в Волгоград или собираемся созвоном и смотрим цифры, а не ощущения: сколько обращений прошло через систему, где сделки задерживаются дольше всего, кто из менеджеров ведёт карточки полностью, а кто формально. Здесь же решаем, что делать дальше – иногда достаточно поправить регламент, иногда видно, что узкое место не в продажах, а в подготовке документов.

После этой встречи многие компании берут абонентское сопровождение от 15 000 ₽ в месяц: новые роботы и отчёты по мере роста, обучение новых сотрудников, помощь с отчётностью. Это не обязательное условие – система остаётся вашей в любом случае.

Сколько стоит запуск и сопровождение

Экспресс-запуск обойдётся от 60 000 ₽ и займёт пять рабочих дней: базовая воронка, карточки сделок, права доступа и обучение. Внедрение под ключ стоит от 180 000 ₽ и занимает три-четыре недели – в него входят аудит процессов, роботы и автозадачи, интеграции, отчёты и тот самый регламент. Обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – от 90 000 ₽ и две недели, телефония с мессенджерами – от 35 000 ₽ и три дня, корпоративный портал с задачами и согласованиями – от 70 000 ₽. Полный прайс студии собран на странице цены.

Лицензию Битрикс24 вы покупаете напрямую у вендора и владеете ею сами – в стоимость наших работ она не входит, подписку мы не перепродаём. Смету называем до старта и фиксируем в договоре.

Расскажите, как у вас сейчас устроены продажи, и мы честно скажем, хватит ли вам экспресс-запуска или нужен полноценный проект. Звоните +7 (901) 417-22-12 – разбор процессов и предварительную оценку сделаем бесплатно.