Месяц работы: что происходит с первого дня и до сдачи отчётности
В этой статье
Чаще всего постановка управленческого учёта укладывается в четыре недели. Не потому, что задача простая, а потому что работа разложена на короткие отрезки с проверяемым результатом в конце каждого. Бизнес в Волгограде этому формату подходит: производственные площадки, склады и офис здесь нередко разнесены на десятки километров вдоль реки, и собрать всех в одной переговорной на целый день невозможно. Значит, встречи короткие, а между ними идёт работа с выгрузками.
Первая неделя: собираем то, что разбросано
Первое действие – инвентаризация источников. Учётная база, банковские выписки по счетам всех юридических лиц, кассы точек, эквайринг, зарплатный реестр, файлы снабженцев и мастеров участков. У компании из Волгограда с двумя-тремя площадками таких источников обычно набирается от восьми до пятнадцати, и половина из них никем не считается официальной отчётностью. Мы забираем данные в том виде, в каком они уже существуют, и не просим сотрудников заполнять новые формы – иначе проект умрёт на второй неделе от саботажа.
Вторая неделя: договариваемся, как считать
Дальше самая спорная часть – методика. Обсуждается и фиксируется письменно:
- перечень направлений и площадок, по которым нужен отдельный финансовый результат;
- правило разнесения аренды, энергии, ремонта и административных расходов;
- момент признания выручки: отгрузка, подписанный акт или деньги на счёте;
- какая часть группы компаний попадает в консолидированный отчёт.
Разнесение косвенных затрат между площадками – место, где спорят дольше всего. Когда отгрузки идут по всей Волгоградской области и дальше, транспортное плечо весит заметно. У одной компании оно прячется в общехозяйственных расходах, а у другой сидит в себестоимости отгрузки, и маржинальность из-за этого различается вдвое.
Третья неделя: площадки сходятся в один отчёт
Технически неделя уходит на подключение источников и первый пробный расчёт. К её концу за закрытый месяц собираются движение денежных средств, отчёт о прибылях и убытках и управленческий баланс, причём остаток по деньгам сходится с выпиской без ручных поправок. Тогда же вылезают неприятные детали: перевод между своими счетами, посчитанный как выручка, забытый заём учредителю, оплаченные, но не оприходованные материалы. Каждое расхождение мы показываем документом, а не формулировкой «так корректнее».
Четвёртая неделя: цифры уходят собственнику
Последняя неделя – про то, как отчётностью пользоваться. Появляется дашборд на одну страницу: деньги на счетах, прибыль месяца, результат каждой площадки, план и факт. Рядом встаёт платёжный календарь, в котором видно, хватит ли денег на закупку сырья и налоги через три недели. Затем два занятия с финансовой службой и одно совместное закрытие периода, где мы уже подсказываем, а считает ваш сотрудник. На руках у собственника к концу месяца оказывается:
- три сходящихся между собой отчёта за закрытый период;
- прогноз остатка денег на ближайшие тридцать дней;
- регламент закрытия месяца с фамилиями и сроками;
- обученный сотрудник, который умеет повторить это без нас.
Почему недели идут именно в этом порядке
Соблазн начать со сборки данных велик, но методика первична. Подключённые источники без согласованных правил дают быстрый и бесполезный результат: отчёт есть, доверия к нему нет. Сначала правила, потом автоматизация – переделка обходится дороже, чем неделя разговоров на входе.
Чем оплачивается этот месяц
Подключение источников данных стоит от 110 000 ₽, дашборд собственника – от 95 000 ₽, полная постановка под ключ – от 220 000 ₽. Если денег на весь контур пока нет, начинают с экспресс-отчётности за 80 000 ₽ и достраивают остальное позже, когда первые цифры уже приносят пользу. Сумму фиксируем в договоре до старта первой недели, а не пересчитываем по ходу проекта. Смежные задачи – обмен между базами – ведёт интеграция 1С.
Хотите понять, сколько недель займёт ваш случай, – звоните на +7 (901) 417-22-12. Посмотрим состав источников и назовём срок до разговора о деньгах.
